21 Beneficios y desventajas de la oficina virtual

El 71% de los millennials cree que las oficinas tradicionales serán reemplazadas y la mayoría de los puestos se realizarán de forma remota para 2030 (fuente: Zapier).

Por lo tanto, no sorprende que las oficinas virtuales se hayan convertido cada vez más en una alternativa popular para las empresas emergentes, las pequeñas empresas y las personas.

En este artículo, encontrará una lista de 21 beneficios y limitaciones de las oficinas virtuales.

Ya sea que esté interesado en abrir una nueva ubicación o simplemente investigar, se irá con una mejor comprensión de cómo puede aprovechar una oficina virtual para su negocio.

Lista de contenidos:

• ¿Qué es una oficina virtual?
• Ventajas de la oficina virtual
• Desventajas de la oficina virtual
• Cómo elegir la oficina virtual adecuada

¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual es un servicio que permite a las empresas trabajar de forma remota mientras mantienen una presencia en un área específica sin tener que pagar una renta física (fuente: HubbleHQ ).

Las oficinas virtuales pueden proporcionar una amplia gama de funciones, como una dirección postal, una recepcionista, servicios de correo de voz y teléfono, servicios de impresión y fax, e incluso salas de reuniones y escritorios de coworking.

Ventajas de la oficina virtual

1. Obtenga una dirección comercial real: Una dirección comercial brinda a las empresas remotas la oportunidad de establecer una presencia física y pulir su imagen profesional. Puede usarlo en los documentos de la empresa, el sitio web o en cualquier otro lugar que lo necesite. También te permite recibir correo o paquetes.
2. Construir una presencia en una nueva ubicación: Establecer una oficina virtual le permite construir una presencia prácticamente en cualquier parte del mundo, sin tener que pagar todos los gastos operativos de un espacio físico (piense en arrendamiento, pagos de servicios públicos, reparaciones, seguro comercial, etc.).
3. Disfrute de términos flexibles: A diferencia de los espacios de oficina tradicionales, la mayoría de los proveedores de oficinas virtuales cobran a sus miembros mes a mes. Eso le da la flexibilidad de optar por no participar cuando lo desee.
4. Paga solo por lo que necesitas: Los proveedores de oficinas virtuales suelen ofrecer diferentes conjuntos y combinaciones de servicios para elegir. Eso incluye la dirección comercial, la recepción y el reenvío de correo, la respuesta telefónica e incluso la reserva de salas de conferencias o el acceso a un escritorio.

Con una amplia variedad de planes de membresía para elegir, se asegura de pagar solo por lo que su empresa necesita ahora.

5. Configúralo rápida y fácilmente: Configurar una oficina virtual suele ser rápido y fácil porque todo se hace en línea.

Y a diferencia del alquiler de espacios de oficina, casi no requiere papeleo.

Si estaba buscando expandirse en los EE. UU., literalmente podría registrarse para obtener una membresía de oficina virtual ahora y tener una dirección comercial que puede usar al final del día ( Nota al margen: en Runway, podrá usar nuestro Ubicación del edificio de Twitter justo después de habernos enviado una copia de un documento comercial que muestra el nombre de la empresa y la dirección de reenvío de correo, y la identificación con foto emitida por el estado de su director general).

6. Disminuya los gastos generales de la empresa: Olvídese del alquiler de oficinas, los costos de hardware, los pagos de servicios públicos y todos los demás costos asociados que conlleva el alquiler de un espacio de oficina físico.
7. Ahorra tiempo en los desplazamientos: ¿Sabías que el 25 % de los trabajadores del conocimiento considera que su viaje al trabajo es una de las partes más estresantes de su trabajo (fuente: Zapier )?

Al trabajar de forma remota, podrá recuperar esas horas. Úselos para aumentar la productividad en el trabajo, aprovechar sus pasatiempos o incluso dormir un poco más.

8. Aumenta tu productividad: El 42 % de los trabajadores del conocimiento creen que son más productivos trabajando desde casa, en comparación con el 32 % que cree que hacen más cosas en una oficina (fuente: Zapier ).
9. Acceso al talento global: Desde una perspectiva de contratación, tener una oficina virtual le permite acceder a un grupo de talentos más amplio al que de otro modo no tendría acceso.

Primero, piense en los costos de reubicación de talentos. En segundo lugar, ¿sabía que el 74 % de los trabajadores del conocimiento estarían dispuestos a dejar un trabajo para trabajar de forma remota (fuente: Zapier )?

Al ofrecer esta opción a los candidatos a un puesto de trabajo, está mejorando el atractivo de su empresa.

10. Benefíciese de la autonomía y la flexibilidad: El 32% de los trabajadores remotos ven la capacidad de tener un horario flexible como el mayor beneficio del trabajo remoto (fuente: Buffer ). Mientras trabaja de forma remota, tendrá la capacidad de estructurar su día y trabajar según su propio horario.
11. Concéntrese en la salud, el estado físico y el bienestar general: Como se mencionó anteriormente, ahorrará más tiempo al eliminar su viaje al trabajo.

Puede reutilizar parte de ese tiempo extra para hacer ejercicio, meditar, preparar una buena comida casera, ¡o incluso las tres cosas!

Desventajas de la oficina virtual

12. Tarifas ocultas: Muchos proveedores de espacio de oficina virtual ofrecen tarifas atractivas que a menudo terminan estando un poco lejos de lo que terminará pagando.

Por ejemplo, si desea que su correo se reenvíe mensual, quincenal o semanalmente, deberá pagar una tarifa que aumenta respectivamente. Si están cobrando $ 20 adicionales por el reenvío semanal, son $ 80 adicionales por mes gastados solo en el reenvío de correo.

13. No hay muchas opciones de todo incluido: Pocos proveedores de oficinas virtuales ofrecen opciones con todo incluido en las que puede ver exactamente a qué le da acceso su membresía.
14. Dificultades técnicas imprevistas: Dado que trabaja de forma remota, su tecnología personal es lo que usa y en lo que confía.

Si tiene problemas técnicos que duran más de unas pocas horas o incluso días, no podrá trabajar hasta que se solucione.

15. Acceso restringido a escritorios y salas de conferencias: La mayoría de las oficinas y lugares de trabajo están abiertos de lunes a viernes de 9 am a 5 pm. Eso significa que no podrá acceder a ellos durante la noche, los fines de semana o incluso los días festivos.
16. Posibles conflictos de programación con las salas de conferencias: Existe la posibilidad de que no siempre tenga una sala de conferencias para usar en un abrir y cerrar de ojos.

Debe reservar su sala de conferencias con anticipación para garantizar su lugar. A medida que más personas abran oficinas virtuales, la programación podría ser un poco difícil si no tiene sus reuniones y citas planificadas con anticipación.

17. Falta de interacción social: El 20% de los trabajadores remotos afirman que la “soledad” es su mayor lucha (fuente: Buffer )

Aunque los empleados podrán comunicarse virtual y electrónicamente, nada puede reemplazar las conexiones realizadas con la interacción social en persona.

18. Es más difícil construir un fuerte vínculo de equipo: Dado que su equipo no estará físicamente unido durante la semana laboral, será más difícil lograr un vínculo muy unido.

Dicho esto, las actividades de creación de equipos, como los desayunos de bagel virtuales y las horas felices, pueden parecer pequeñas, pero pueden marcar una gran diferencia con la dinámica del equipo.

19. La soledad puede afectar negativamente el rendimiento: Según este estudio , los empleados más solitarios recibieron calificaciones de desempeño más bajas por parte de sus supervisores.

El estudio reveló que la alienación puede hacer que los empleados solitarios se sientan menos comprometidos con su trabajo y también queden fuera del círculo social y empresarial.

20. Dificultad para gestionar la rendición de cuentas: Como gerente, por supuesto que desea dar a cada empleado el beneficio de la duda cuando surjan problemas. Ocasionalmente, es posible que te preguntes si su conexión a Internet realmente no funciona o si solo planea pasar el día sin hacer nada.

Dado que no estás con ellos físicamente, no hay una forma real de saberlo con certeza aparte del boca a boca y la honestidad.

21. Los empleados pueden tener dificultades para crear una separación entre el trabajo y la vida
    La línea entre el trabajo y la vida se difumina fácilmente cuando se trabaja de forma remota.

Y como no hay diferencia en la ubicación, puede ser más difícil desenchufar al final del día. De hecho, el 18 % de los trabajadores remotos luchan por desconectarse al final de la jornada laboral (fuente: Buffer ).

Definir una separación clara entre el trabajo y la vida es importante para que los empleados mantengan los niveles de estrés, satisfacción y productividad.

Cómo elegir la oficina virtual adecuada

Aquí hay algunos consejos rápidos y prácticos para ayudarlo a elegir la oficina virtual adecuada…

1. Identifique la etapa de su negocio y evalúe sus necesidades
   Haga una lista de qué aspectos de los beneficios de la oficina virtual son más relevantes para usted y su empresa. Los imprescindibles (no podrías vivir sin ellos) y los agradables (agradables pero no críticos).

Por ejemplo:

Una empresa con sede fuera de los EE. UU. utilizará los beneficios de la oficina, como el espacio de trabajo y las salas de conferencias, en ocasiones. Pero esa empresa probablemente estará más interesada en la orientación para la entrada al mercado estadounidense.

Por otro lado, una empresa local podría usar una oficina virtual para tener una dirección comercial real y celebrar reuniones con clientes y socios en el sitio.

Una empresa de capital de riesgo que no es local pero que aún está ubicada en los EE. UU. utilizará una oficina virtual como base para reuniones sin tener que abrir una nueva oficina.

2. Consultar tarifas adicionales
   Aclare lo que incluye y excluye la membresía de su oficina virtual. Algunas membresías básicas anunciarán un precio inicial bajo. Pero eso probablemente excluirá algunos beneficios específicos que realmente le interesan. Y eso terminará costándote mucho más de lo que te cotizaron inicialmente.
3. Elija una opción flexible
   Por último, al elegir una oficina virtual, asegúrese de que sea lo suficientemente flexible para adaptarse a sus necesidades. A medida que su negocio crece, lo que necesita hoy probablemente sea diferente de lo que necesitará mañana.

Por ejemplo, es posible que eventualmente necesite acceso a escritorios de coworking y salas de reuniones. ¿Cuál de sus opciones tiene la capacidad para eso?