En busca de una oficina virtual

Una oficina virtual es un servicio que permite a los empleados y propietarios de negocios trabajar de forma remota al proporcionar una variedad de funciones comerciales accesibles a través de Internet. También permite a las organizaciones crear y mantener una presencia en una ubicación deseable sin necesidad de pagar el alquiler de un espacio real.

Entonces puede tener una dirección de oficina aquí:

pero en realidad funciona desde aquí:

Una oficina virtual permite a las empresas tener muchos de los beneficios de una oficina física, pero sin espacio ni escritorios reales. La idea surgió de la industria de Executive Suite, y fue iniciada efectivamente en 1994 por Ralph Gregory cuando fundó la acertadamente llamada ‘The Virtual Office, Inc’.

¿Qué ofrece una Oficina Virtual?
Estas oficinas virtuales permiten a las empresas tener lo siguiente:

• una dirección postal comercial
• esto ayuda a que las empresas parezcan un poco más prestigiosas de lo que serían si usaran su dirección real “No.1, My Mum’s Basement, Still Living At Home’ville”.
• una recepcionista
• esto ayuda si está organizando reuniones dentro y alrededor de su oficina virtual, porque hace que la oficina virtual parezca un poco menos virtual para sus clientes y colegas de negocios.
• servicio de apertura y escaneado de sobres
• Si recibe un correo electrónico a una dirección que no es suya, este es un gran servicio donde puede escanear toda la publicación y enviarla por correo electrónico para que pueda estar al tanto de su administrador.
• salas de reuniones
• es posible que no tenga acceso a un escritorio de ‘tiempo completo’, pero al menos también puede organizar reuniones en estos lugares.
• servicios de contestador telefónico y correo de voz ¡Esto simplemente lo ayuda a administrar sus llamadas entrantes y significa que no tiene que ofrecer su teléfono móvil personal, en su lugar use un número de teléfono fijo real que lo hace parecer un poco más ‘profesional’!

Estos son solo algunos de los servicios que ofrecen los proveedores de oficinas virtuales , pero asegúrese de consultarlos antes. Algunos pueden ofrecer menos, y algunos de los servicios premium pueden ofrecer más.

¿De dónde surgió la idea del espacio de oficina virtual?
Como se indicó anteriormente, la idea surgió de Executive Suite y ha evolucionado debido a la capacidad de las empresas para funcionar de forma remota utilizando tecnología de comunicación en constante avance. Las alegrías de Skype, Google Hangouts y muchas otras plataformas han permitido a los dueños de negocios reducir los costos de alquiler de espacio de oficina .

Esta flexibilidad ha brindado a las empresas jóvenes la capacidad de crear equipos fuera de las ubicaciones de mayor perfil, reducir los costos y, sin embargo, seguir luciendo ‘prestigiosas’. Para muchas empresas, una dirección postal prestigiosa es irrelevante, pero para muchas marca una verdadera diferencia. Si usted es un abogado de alto nivel, querrá asegurarse de que su dirección postal esté en el centro de Ñuñoa; de lo contrario, sus clientes podrían pensar que sus habilidades son tan deficientes como su dirección comercial real. Esto no es bueno para los negocios.

¿Puedo contratar a los mejores talentos para que trabajen en la ubicación de mi oficina más remota?
Ahora seamos claros: el uso de una oficina virtual depende al 100% de su tipo de negocio, por lo que debe asegurarse de evaluar los pros y los contras específicos para usted y sus necesidades como empresa.

Pero una cosa de la que me han hecho muy consciente es que el mejor talento de Ñuñoa quiere el mejor espacio de oficina en Ñuñoa , cerca de la acción, y no están dispuestos a ceder en eso. Los mejores desarrolladores, hackers de crecimiento y estrategas quieren estar donde sienten que pueden ganar más dinero. Esto implica para mí que una gran proporción de los mejores talentos quiere estar en una ubicación más céntrica de Ñuñoa. No me malinterpreten, hay muchas personas que trabajarán de forma más remota, pero la mitad de la diversión de las nuevas empresas y las empresas jóvenes es ese ajetreo diario que se lleva a cabo durante las reuniones y los cafés para conocer y saludar.

Entonces, antes de tomar la decisión de tomar una oficina virtual y una ubicación de oficina real más remota, averigüe cuáles son sus necesidades de contratación y pregunte para tener una idea de sus reacciones al trabajar de forma remota. Si necesita trabajadores del conocimiento, le sugiero que busque una ubicación más central para su espacio de oficina real. Lo último que quiere hacer es ponerse en una posición en la que tenga dificultades para reclutar al mejor talento.

¿Cómo puedo trabajar en Ñuñoa pero mantener mis costos bajos?
Ahora bien, esta es la pregunta correcta para hacer! Habiendo leído el libro ‘La semana laboral de 4 horas ‘ de Tim Ferris, donde aboga por el uso de asistentes virtuales, ahora creo que las empresas pueden obtener lo mejor de ambos mundos.

Los asistentes virtuales son increíbles. Son personas de todo el mundo que eligen ser trabajadores de Internet, ayudando a las empresas con tareas administrativas, de diseño y diarias de forma remota. He estado trabajando con uno de esos asistentes virtuales durante aproximadamente 4 años. Ha venido conmigo a través de 3 negocios y confío en ella incondicionalmente. Vive una vida increíble bajo el sol en Manila, Filipinas (¡de lo cual estoy un poco celosa!). Lo que me encanta de trabajar con asistentes virtuales es que puedes pagarles un salario más bajo que el que podrías emplear a alguien localmente, pero pagarles MUCHO más de lo que podrían ganar en su ciudad. ¡Es un ganar-ganar si alguna vez he visto uno!

¿Cómo puedo usar Asistentes Virtuales en mi negocio?
Entonces, si ha decidido que necesita estar en el ajetreo y el bullicio, cerca de la acción en el corazón de Ñuñoa (o cualquier otra ciudad), entonces puede aprovechar una combinación de equipo in situ y asistentes virtuales que trabajan en todo el mundo. mundo.

Y recuerda que ya no necesitas alquilar una oficina privada o firmar un contrato de arrendamiento a largo plazo (aunque eso tiene su propio beneficio). En su lugar, puede encontrar algunos espacios de oficina compartidos o de trabajo conjunto hermosos y verdaderamente inspiradores en estos días.

Así que esta sería mi recomendación para aquellos que necesitan una ubicación más central, pero se ven obstaculizados por el flujo de caja…

Alquila el espacio de escritorio que necesitas. Aquellos jugadores de equipo esenciales que realizan un trabajo más técnico y requieren una colaboración constante en el equipo y en el proyecto deben ser internos. Esto lo ayuda a construir una cultura y un espíritu de equipo que debería hacer que la innovación y la creatividad fluyan más fácilmente.

Para esas tareas que puedes describir, y son menos técnicas (quizás un poco más repetitivas) contrata a algunos asistentes virtuales increíbles utilizando una plataforma como Upwork . Llévelos a su negocio utilizando todas las increíbles plataformas de colaboración de equipos remotos (Skype, Google Hangouts y Slack, etc.) para trabajar con ellos. Todavía necesitas hacerlos sentir parte de tu pandilla, inspirarlos y guiarlos. Martin Shervington ha escrito una gran serie sobre cómo aprovechar los productos de Google para crear su equipo virtual y una cultura que lo ayude a familiarizarse con la encrucijada de configurarlo todo.

Además, aprovechar todas estas increíbles herramientas de colaboración también permite que su empresa funcione de forma remota en caso de que sea necesario. El trabajo remoto para su equipo in situ es importante para mantener felices a las personas en el lugar de trabajo . Entonces, si eligen trabajar desde la playa o desde casa durante unos días, no hay interrupción en el funcionamiento de su negocio.

Conclusión
Hay tantas combinaciones que podrían funcionar para usted, y cada negocio es único.

Aquí están sus opciones en resumen:

• Encuentre un espacio de oficina más remoto y úselo como su dirección comercial. Esto podría funcionar para empresas que son logística y operativamente pesadas y requieren almacenamiento y acceso a enlaces de transporte.
• Encuentre un espacio de oficina más remoto y use una Oficina Virtual. Es probable que esto se adapte a los profesionales de servicios que desean vivir en el campo o cerca del mar, pero que pueden viajar fácilmente para reuniones importantes.
• Alquile el espacio de escritorio en Ñuñoa que necesita y trabaje con asistentes virtuales remotos de todo el mundo para reducir sus costos de personal y aún así hacer su administración. Esta es probablemente la solución para empresas jóvenes y nuevas empresas.
• Alquile una oficina privada, instale un tobogán y un trampolín, emplee un equipo interno completo y tenga la colaboración de un equipo completo. Esta es realmente solo la opción para nuevas empresas exitosas y negocios bien establecidos con un flujo de caja sólido para financiamiento.