Aquí están los 15 Beneficios Clave de las Oficinas Virtuales para Empresas Establecidas y Nuevas

Los espacios de oficina tradicionales están siendo reemplazados cada vez más por oficinas virtuales, también conocidas como “identidades comerciales”, debido a los muchos beneficios que brindan las oficinas virtuales . En este artículo exploraremos:

• ¿Qué es una oficina virtual?
• 15 beneficios clave de las oficinas virtuales
• Formas en que una oficina virtual beneficia a las empresas emergentes
• Por qué las oficinas virtuales son ideales para la expansión empresarial
• ¿Cuánto cuesta una oficina virtual?
• Ventajas de una Oficina Virtual
• Encontrar la oficina virtual adecuada

¿Qué es una oficina virtual?

Las oficinas virtuales son ideales para nuevas empresas, trabajadores remotos, pequeñas empresas y autónomos, así como para empresas más grandes que buscan establecer una presencia en un nuevo mercado. Le brindan a su empresa la identidad, el soporte administrativo y el acceso a las salas de reuniones y la tecnología que necesita para tener éxito, todo a un costo asequible.

15 beneficios clave de las oficinas virtuales

1. Cree una imagen profesional sin gastos generales: con una oficina virtual, su negocio parecerá legítimo y confiable. Tendras:

• Una dirección comercial respetada: una dirección comercial en una ubicación comercial de buena reputación a la que se enviará el correo y donde podrá celebrar reuniones.
• Un número de teléfono local: los clientes locales tienden a ser más receptivos a un número de teléfono local
• Una recepcionista en vivo: una recepcionista en vivo que responde sus llamadas y que parece trabajar para su empresa (o un servicio de correo de voz cuando no está de servicio)
• Instalaciones para reuniones de primer nivel: la capacidad de organizar reuniones en salas de conferencias en la ubicación de su proveedor de oficina virtual, donde sus clientes son recibidos por personal de apoyo profesional y se les brinda una variedad de bebidas.
• Tecnología de punta: acceso a videoconferencias y otras opciones de comunicación y servicio al cliente de alta tecnología según sea necesario

2. Ahorre en costos comerciales típicos: ahorrará dinero en muchas áreas que puede invertir para hacer crecer su negocio.

• Sin arrendamiento costoso: evitará quedar atrapado en un arrendamiento mensual costoso. Puede usar su oficina virtual durante el tiempo que le convenga y muchas de las comodidades que ofrece según sea necesario.
• Sin costos de oficina estándar: no incurrirá en los costos de funcionamiento de una oficina, como mantenimiento, limpieza y servicios públicos.
• Sin recepcionista en nómina: Su oficina virtual viene con un recepcionista en vivo y un servicio de contestador, lo que significa que no tiene que contratar a un recepcionista ni pagar por un servicio de contestador.
• Sin costes de desplazamiento: como trabaja desde casa, no hay costes diarios de desplazamiento ni de aparcamiento.
• Solo la tecnología que necesitas: Usas solo la tecnología que necesitas en casa y puedes acceder a más a través de tu proveedor de oficina virtual.

3. Elimine las barreras para la ampliación: si los nuevos empleados utilizan un proveedor de oficina virtual, no necesitará invertir en espacio de oficina ni exigirles que se muden.
   
4. Haga más con un mayor ahorro de tiempo: el uso de una oficina virtual ahorra tiempo que se puede invertir en esfuerzos de ventas o en el servicio a los clientes debido a los siguientes factores:

• Cero desplazamientos: no tener que desplazarse significa más tiempo para realizar el trabajo.
• Sin responsabilidades administrativas: no tener que participar en responsabilidades administrativas que consumen mucho tiempo, como alquilar y administrar un espacio de oficina, libera mucho tiempo.

5. Disfrute de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida: como resultado de tener más tiempo para concentrarse en el trabajo y un horario más flexible, incluir cosas como las citas con el médico o ver los juegos de sus hijos en su horario será menos agotador. Sin embargo, si encuentra que trabajar desde casa está demasiado lleno de distracciones (niños que irrumpen en su oficina, proyectos domésticos que llaman su nombre, etc.), es posible que desee optar por la opción de coworking de su proveedor de oficina virtual. Te permitirá separar más fácilmente el trabajo de tu vida personal. Muchos proveedores de oficinas virtuales incluso ofrecen beneficios inesperados a los miembros del coworking, como cocinas y duchas completamente equipadas para que pueda adaptarse a su entrenamiento.
   
6. Obtenga acceso ilimitado a los mejores talentos: Las oficinas virtuales están ubicadas en todo el país y el mundo. Permitir que los empleados usen una oficina virtual le permite contratar a los mejores talentos, sin importar dónde vivan.
   
7. Haga que los empleados sean más felices: según Porch , los trabajadores remotos suelen ser más felices en sus trabajos gracias a beneficios que incluyen:

• sin viajes de desplazamientos al trabajo
• Un horario más flexible
• Quedarse en casa con niños o mascotas
• Menos supervisión
• Sin drama en el lugar de trabajo
• Además, tendrán la capacidad de trabajar desde el lugar que más les convenga: su casa, una cafetería, la biblioteca local, etc.

8. Aumente la productividad: la productividad aumenta como resultado de no perder tiempo en desplazamientos, no tener que administrar una oficina y no distraerse con colegas. Si tiene empleados que usan oficinas virtuales, saben que están bajo escrutinio y deben cumplir los objetivos comerciales para mantener sus trabajos. Además, aprecian que se les permita trabajar desde casa. Estos factores proporcionan poderosos incentivos para que trabajen muy duro para hacer su trabajo bien ya tiempo.
   
9. Benefíciese de que los empleados usen menos tiempo de vacaciones: cuando los empleados tienen un horario más flexible, que brindan las oficinas virtuales, usan menos días de vacaciones para ocuparse de cosas personales.
   
10. Proteja su privacidad: tener una dirección de oficina virtual protege a su familia y su privacidad. Además, mantiene la dirección de su casa fuera de los sitios web de registro públicos y estatales.
    
11. Mejore el acceso al crédito comercial: una dirección de oficina virtual le permite registrarse en directorios comerciales de los que las agencias de crédito obtienen información cuando revisan su solicitud de crédito.
    
12. Reducir la responsabilidad legal: el uso de una dirección de oficina virtual reduce el riesgo legal al:

• Permitir que las entidades legales diferencien más fácilmente entre sus activos personales y comerciales. Es recomendable que toda la correspondencia legal relacionada con su negocio sea entregada en su oficina virtual.
• Evitar la tentación de ir en contra de las reglas en los complejos de apartamentos y condominios, así como en las asociaciones de propietarios de viviendas unifamiliares (HOA, por sus siglas en inglés) que no permiten que se ejecute un negocio fuera de los hogares de los residentes.

13. Impulse el SEO local de Google: las oficinas virtuales son una forma asequible de mejorar el rendimiento del SEO de su empresa en los resultados de búsqueda locales. Asegúrese de que su ficha comercial virtual (nombre, dirección y número de teléfono) coincida con Google, su sitio web y cualquier otra mención en línea de su empresa.
    
14. Elimine las limitaciones con flexibilidad integrada: si usted o sus empleados virtuales necesitan trabajar temporalmente fuera de una oficina real, es probable que un proveedor de oficina virtual ofrezca una opción de alquiler de oficina de coworking.
    
15. Ayuda al medio ambiente: La huella ambiental de las oficinas virtuales difiere de la de las tradicionales. Cualquiera que trabaje en una oficina virtual no está viajando, lo que se traduce en menos consumo de gas y contaminación. Además, si sus empleados también utilizan oficinas virtuales, colectivamente están consumiendo menos electricidad, combustible para calefacción y agua, además de generar menos residuos.
    

Formas en que una oficina virtual beneficia a las empresas emergentes

Es posible que se sorprenda al saber que muchas empresas exitosas nacidas de orígenes humildes sabían lo suficiente como para establecer una dirección comercial formal a través de un centro de oficina virtual profesional como oHive . Se dieron cuenta de que lo que mata a muchas pequeñas empresas es el costo de alquilar y equipar el espacio de oficina.

Pregúntele a Jim Loomis o Dan McGurl, los cofundadores de Bottomline Technologies, por qué inicialmente eligieron usar una oficina virtual y le dirán que la fachada profesional les permitió comenzar su negocio de clase mundial desde las playas de las Bermudas.

“De 0 a 60 personas, hemos crecido con las soluciones de oHive. Hemos usado cada ubicación y ocupado más de 15 oficinas diferentes de oHive. La nuestra es una de las 5000 ganadoras del premio a la ‘compañía de más rápido crecimiento’ de Inc. 5000 y las soluciones de oficina personalizadas de oHive nos han seguido el ritmo en cada paso del camino”.–

Julia Ahumada, Partner & Director of Brand Strategy, Vital

Por qué las oficinas virtuales son ideales para la expansión empresarial

Con la expansión del negocio a nuevos mercados, vienen los riesgos. Es probable que empresas similares ya tengan una fuerte presencia, y abrirse paso para establecer su marca en un mercado desconocido requerirá tiempo y recursos. Una de las formas de mitigar estos riesgos es utilizando los servicios que ofrece un proveedor de oficina virtual. Si lo hace, le permitirá:

• Pruebe el mercado: alquilar un espacio de oficina virtual le permite probar el mercado sin comprometerse con un arrendamiento costoso.
• Tener costos operativos bajos: expandir su negocio puede ser costoso. El bajo costo de usar una oficina virtual libera el capital necesario.
• Contrata empleados locales: una oficina virtual te permite atraer empleados locales que buscan disfrutar de los beneficios de trabajar desde casa. A medida que crece la cantidad de empleados en un nuevo mercado, puede explorar cambiar a una situación de coworking.

¿Cuánto cuesta una oficina virtual?

De las muchas ventajas que ofrecen las oficinas virtuales, quizás la más importante es ser percibido como una entidad profesional establecida por un bajo costo. El costo mensual de una oficina virtual es mucho menor que el de una oficina tradicional. Después de todo, no tiene ninguno de los costos de mantenimiento y mantenimiento, ni necesita personal. Una oficina virtual también se puede asegurar a través de un arrendamiento de mes a mes, por lo que hay una mayor flexibilidad si el negocio de un usuario cambia (sin esperar a que expire el arrendamiento o incurrir en el costo de un arrendamiento roto).

Los costos por usar una oficina virtual pueden ser tan bajos como $ 65 por una tarifa de membresía y $ 250 por mes o más por un contrato de arrendamiento de mes a mes para servicios básicos.Cuantos más servicios se agreguen, más caro será.

Ventajas de una Oficina Virtual

Los beneficios del espacio de oficina virtual son muchos. Una pequeña empresa puede parecer más grande y más establecida de lo que es gracias a tener una dirección postal de alto nivel, así como servicios de contestador telefónico, servicios de videoconferencia y la capacidad de utilizar salas de conferencias de última generación.

Es una buena idea tener en cuenta que algunos de los servicios que ofrece un acuerdo de oficina virtual requieren una planificación previa para poder utilizarlos.Por ejemplo, muchos paquetes de oficina virtual vienen con uso limitado de salas de conferencias o servicios limitados de teleconferencia y videoconferencia. Las oficinas virtuales también pueden tener acceso restringido en las noches y los fines de semana.

Encontrar la oficina virtual adecuada

Establecer una oficina virtual es la forma más económica de transmitir una identidad comercial pulida que infunde confianza en los clientes mientras trabaja desde su casa, la playa o donde elija.

Para encontrar la oficina virtual ideal, querrá desarrollar una lista clara de sus necesidades comerciales más esenciales. Con la lista en la mano, estará listo para buscar proveedores de oficinas virtuales que puedan satisfacer sus necesidades. Idealmente, las ofertas de su proveedor de oficina virtual deberían ser lo suficientemente flexibles para adaptarse y desarrollarse con su negocio.

Publicado originalmente en Ohive .com